Проєкти

Папка Проєкти — це центральний робочий простір для управління комплексними завданнями компанії. Тут акумулюється інформація про терміни, відповідальних осіб, фінанси та комунікацію в межах кожного конкретного замовлення чи внутрішнього процесу.

5.1. Головна сторінка Проєктів

При переході в папку відкривається робоча область, що складається з трьох блоків (рис. 5.1.1):

• Аналітичні віджети: короткий зріз стану всіх проєктів. Ви бачите загальну кількість проєктів, кількість активних у роботі, статистику продажів та відношення витрат до надходжень (див. п. 3.1).
• Таблиця проєктів: реєстр усіх проєктів команди. Кожен рядок таблиці містить назву, статус, пріорітет, бюджет, дати початку та закінчення, опис, відповідального та клієнта.

  Примітка: Ви можете налаштувати відображення стовпців цієї таблиці під себе (див. п. 2.5).

• Кнопка “Додати проєкт”: дозволяє створити новий проєкт “з нуля” (поза воронкою продажів).

Рис. 5.1.1. Головна сторінка Проєктів.

5.2. Створення нового проєкту

Створити проєкт можна двома способами: через конвертацію завершеної угоди (автоматично заповнюються основні поля, див. п. 4.4) або вручну через кнопку Додати проєкт.

При ручному створенні відкривається форма, що складається з двох основних етапів: заповнення метаданих та формування команди.

Етап 1: Основна інформація (рис. 5.2.1)

Необхідно заповнити наступні поля:

• Назва проєкту: зрозуміле іменування (наприклад, «Розробка сайту для ТОВ "Арка"»).
• Клієнт та Компанія: вибір замовника з бази.
• Етап: статус проєкту на момент створення (“Необхідно зробити”, “В роботі”, “Очікує на перевірку”, “Виконано”, “Не виконано”).
• Бюджет: загальна вартість або ліміт фінансування проєкту.
• Пріоритет: рівень важливості (Низький, Середній, Високий).
• Дата закінчення: дата планового завершення виконання проєкту.
• Відповідальний контакт: головний менеджер проєкту.
• Опис: технічне завдання або ключові вимоги.
• Продаж: можливість прив’язати проєкт до конкретної угоди з папки “Продажі” для збереження фінансової історії.

Рис. 5.2.1. Форма вводу основної інформації для створення проєкту.

Етап 2: Формування команди проєкту (рис. 5.2.2)

Унікальною особливістю Clentyra є можливість призначити учасників проєкту безпосередньо в момент його створення.

• Додавання учасників: виберіть співробітників із загального списку команди вашого робочого простору.
• Призначення ролей: для кожного вибраного учасника необхідно визначити його локальну роль у цьому проєкті (Адміністратор, Менеджер, Фінансист, Постановник, Менеджер з продажу, Аналітик, Маркетолог або Співробітник).

  Важливо: Рівень доступу до даних проєкту та можливість редагування завдань залежатиме саме від ролі, обраної на цьому етапі. Ви зможете змінити склад команди або ролі пізніше у картці проєкту.

Після заповнення всіх даних натисніть кнопку “Зберегти зміни”. Система створить проєкт та автоматично надасть доступ усім вибраним учасникам.

Рис. 5.2.2. Форма додавання виконавців проєкту.

5.3. Картка проєкту: Центр управління

Клік по назві проєкту в загальній таблиці відкриває його Картку (рис. 5.3.1). Це багатофункціональна сторінка, де зосереджена вся історія роботи над проєктом: від перших обговорень до фінальних виплат.

Основні зони картки:

• Загальна інформація: Перегляд усіх полів проєкту. Тут же знаходиться кнопка Редагувати, яка дозволяє змінити будь-яку інформацію (наприклад, посунути дедлайн або змінити бюджет).
• Видалення: Поруч із кнопкою редагування знаходиться кнопка для повного видалення проєкту.
• Блок “Виконавці проєкту”: Список усіх осіб, які мають доступ до цього проєкту. Для кожного учасника відображається його ім'я, пошта та призначена роль (наприклад, “Адміністратор”, “Співробітник”).
• Стрічка коментарів (рис. 5.3.2): Місце для обговорення, де зберігається історія рішень та прикріплені файли. Коментарі з'являються миттєво, що дозволяє уникнути зайвих листувань у месенджерах.
• Вкладки пов’язаних записів (рис. 5.3.3):
  • Завдання: Відображає повний перелік справ, прив’язаних до цього проєкту. Тут можна відстежувати прогрес виконання кожної конкретної задачі.
  • Надходження та Витрати: Фінансовий звіт проєкту, що дозволяє бачити прибутковість у реальному часі.

Рис. 5.3.1. Сторінка перегляду проєкту.

Рис. 5.3.2. Стрічка коментарів.

Рис. 5.3.3. Пов’язані записи проєкту.

5.4. Система ролей всередині проєкту

На відміну від глобальних ролей, у Clentyra доступ до конкретного проєкту надається індивідуально. Це дозволяє залучати співробітників лише до тих завдань, які їх стосуються, та забезпечує надійний захист конфіденційної інформації.

Система використовує трирівневу модель перевірки доступів:

• Scope (Область): чи має користувач доступ до проєкту взагалі.
• Ownership (Власність): чи є користувач автором або відповідальним за об'єкт.
• Permission (Дозвіл): які саме дії дозволяє виконувати призначена роль.

Глобальні та локальні статуси

• Глобальний адміністратор: має повний доступ до всіх проєктів команди, навіть якщо він не доданий до списку учасників.
• Учасник команди: бачить лише ті проєкти, до яких його було додано як учасника або автора.

Розподіл прав за локальними ролями

При додаванні співробітника до проєкту йому призначається одна з наступних ролей, що визначає його можливості:

Важливі правила доступу та безпека

• Видимість: Якщо користувач не доданий до списку учасників проєкту (і не є Глобальним адміном), цей проєкт не відображатиметься у його таблиці.
• Обмеження дій: Якщо ви спробуєте виконати дію, на яку у вашої ролі немає дозволу (наприклад, видалити проєкт або змінити бюджет), система заблокує запит і виведе повідомлення про неможливість виконання дії.
• Збереження історії при видаленні: Якщо учасника видаляють із системи, історія бізнесу не втрачається. Всі створені ним Проєкти, Завдання та Продажі автоматично переносяться на Глобального адміністратора команди.